Privacyverklaring

SafetyWiser wordt vertegenwoordigd door Lucien Spiessens (hierna: “SSA”), gevestigd in Nederland. SSA is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

SSA verwerkt dagelijks persoonsgegevens en houdt zich daarbij aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

SSA verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van de manier waarop u gebruikmaakt van de app en onze diensten. Het betreft onder meer gegevens die u zelf verstrekt, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een offerte, het aanmaken van een account of wanneer u contact met ons opneemt.

Het kan hierbij gaan om naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens. Daarnaast verwerken wij accountgegevens, zoals gebruikersnamen en versleutelde wachtwoorden, gegevens die u zelf invoert in de app (zoals inspecties, RI&E's en meldingen) en gebruiksgegevens zoals loggegevens en activiteiten binnen het systeem.

SSA verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde en duidelijk omschreven doeleinden: het opstellen en afhandelen van offertes, het aanmaken en beheren van een account, het verlenen van toegang tot de app en het correct laten werken van de functionaliteiten.

Daarnaast gebruiken wij persoonsgegevens voor ondersteuning en klantenservice, voor het verbeteren en ontwikkelen van de app en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de administratie- en bewaarplicht rondom facturatie.

SSA verstrekt uw persoonsgegevens in beginsel niet aan derden. Alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening kunnen gegevens worden gedeeld met externe partijen, zoals hosting- en IT-dienstverleners, de e-mailverzenddienst en de administratie- en facturatiedienst.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden gedeeld wanneer u hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven of wanneer SSA daartoe wettelijk verplicht is. In alle gevallen beperkt SSA de verstrekking tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

SSA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Persoonsgegevens worden bewaard zolang het account actief is. Na beëindiging van het account worden de persoonsgegevens in beginsel binnen 30 dagen verwijderd, tenzij SSA wettelijk verplicht is deze langer te bewaren.

Het kan voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld bij internationale cloud- of IT-dienstverleners. In dat geval zorgt SSA voor passende maatregelen om een adequaat beschermingsniveau te waarborgen, conform de eisen van de AVG.

SSA neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, waaronder beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging, versleuteling waar mogelijk en back-ups.

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en in bepaalde gevallen overdraagbaarheid van uw gegevens. Is de verwerking gebaseerd op toestemming, dan kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

Verzoeken kunt u indienen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. SSA reageert in beginsel binnen vier weken.

In het geval van een datalek handelt SSA conform de wettelijke verplichtingen. Levert een datalek waarschijnlijk een hoog risico op voor uw rechten en vrijheden, dan informeert SSA u hierover.

De app bevat optionele AI-functionaliteit die uitsluitend beschikbaar is binnen een betaalde module. AI-functies ondersteunen de gebruiker bij het opstellen en beoordelen van veiligheidsinformatie; de gebruiker blijft verantwoordelijk voor de inhoud en de gemaakte keuzes. Ingevoerde gegevens worden niet gebruikt om externe modellen te trainen.

Op de openbare website gebruiken wij noodzakelijke lokale opslag om de website te laten werken (bijvoorbeeld uw taalkeuze en uw sessie). Daarvoor is geen toestemming vereist.

Daarnaast meten wij met uw toestemming het gebruik van de openbare website met PostHog, zodat wij onze informatie kunnen verbeteren. Deze meting start pas nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, gebeurt op Europese servers en registreert geen inhoud van formuliervelden zoals uw naam, e-mailadres of bericht. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen.

In deze omgeving worden geen websitestatistieken verzameld.

Pushmeldingen: als u in de Android-app zelf pushmeldingen inschakelt, gebruiken wij Firebase Cloud Messaging (FCM) van Google om meldingen over taken, herinneringen en noodmeldingen bij u af te leveren. Daarvoor slaan wij een pushregistratiecode van uw toestel op, gekoppeld aan uw account en organisatie, met het apparaattype en de momenten van registratie en laatste gebruik. Ook leggen wij per verstuurde melding vast of deze is afgeleverd en geopend. De tekst van een melding is algemeen; details ziet u pas na inloggen. Google verwerkt de registratiecode en de melding om deze af te leveren, waarbij gegevens buiten de EU kunnen worden verwerkt (zie artikel 6).

Uitschakelen: u kunt pushmeldingen uitzetten op de pagina Meldingsstatus in de app of via de Android-instellingen van uw toestel. Bij uitloggen, het wisselen van account of het verwijderen van uw account wordt de pushregistratie van dat toestel ingetrokken. Niet meer gebruikte of door Google geweigerde registraties worden automatisch uitgeschakeld.

Camera: de app gebruikt de camera alleen wanneer u zelf een foto maakt, bijvoorbeeld bij een melding, inspectie of machinecheck, of een QR-code scant. Foto's worden opgeslagen bij het betreffende record binnen uw organisatie. Bij een anonieme melding worden locatie- en toestelgegevens uit de foto verwijderd en worden uw naam, e-mailadres en account niet bij de melding opgeslagen. Wat u zelf in de omschrijving of op de foto vastlegt, kan mogelijk toch naar u herleidbaar zijn.

Locatie: de app vraagt alleen uw locatie wanneer u een noodmelding of alarm activeert (ook bij alleen werken), zodat hulpverleners u kunnen vinden. Er vindt geen doorlopende locatiebepaling op de achtergrond plaats. U kunt de locatietoestemming altijd intrekken in de Android-instellingen; een noodmelding werkt dan zonder locatie.

Bestanden: documenten zoals PDF's slaat de app alleen op of deelt zij alleen wanneer u daar zelf voor kiest.

Bewaartermijnen en rechten: pushregistraties bewaren wij zolang ze actief zijn en verwijderen wij uiterlijk bij beëindiging van uw account; gegevens over afgeleverde meldingen bewaren wij zolang uw account actief is. Foto's en meldingen volgen de bewaartermijn van artikel 5. Uw rechten uit artikel 8 gelden ook voor deze gegevens. U kunt uw account verwijderen in de app of via de openbare pagina Account verwijderen.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

SSA behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt altijd beschikbaar gesteld via de app.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens:

SafetyWiser
E-mail: l.spiessens@spiessensprojectsafety.nl